As empresas buscam melhorar suas atividades e processos ao implantar melhorias dentro da logística, evitando desperdícios, especialmente o de tempo empregado para encontrar itens no estoque. Inserido neste contexto, há o método PDM – Padrão Descritivo de Materiais ou Master Data Management (MDM), a fim de acabar com o caos frequentemente encontrado nos cadastros de materiais nos sistemas de gestão.
Este método objetiva a identificação única e classificação de todos os materiais de uma empresa ou organização utilizando de regras para sua realização. Assim, haverá a eliminação de itens duplicados nos estoques, clareza de informações na identificação dos itens, diminuição de trocas por erro de separação, levando a todos a “falarem a mesma língua”.
Utilizado dentro da cadeia logística, o PDM pode evitar devoluções de cargas e mercadorias, retrabalho, permitindo maior rapidez nas entregas com a descrição completa do conteúdo nas etiquetas das embalagens e informações inconfundíveis sobre o destinatário, por exemplo. Mesmo que as informações constem nas notas fiscais, se estas não utilizarem completa e padronizada descrição, o que está escrito fora da embalagem será ainda mais incompleto e confuso, e pode gerar atrasos e erros de entrega, como extravios e trocas de destinatários.
Entendendo como funciona o PDM
O Padrão Descritivo de Materiais (PDM) é um sistema de catalogação e elaboração de manual com procedimentos e ferramentas que permitem completas e inequívocas identificação, descrição, classificação e padronização de todos os materiais estocados e monitorados pela empresa.
Assim, podemos definir que o PDM é um abrangente e eficiente que gera muitos benefícios, tais como:
- Exatidão na identificação dos materiais;
- Organização das informações de cadastros, documentos e contratos;
- Redução de erros operacionais, falhas e devoluções;
- Controle dos custos operacionais;
- Maior agilidade nos procedimentos de compras, estoque e suporte;
- Rapidez e precisão no fluxo de informações;
- Aperfeiçoamento e rastreabilidade na rede de abastecimento;
- Centralização de sistemas e catálogos;
- Contribuição nas inclusões e consolidações dos estoques.
Como se dá a implementação do PDM?
A implementação do PDM utiliza um modelo de taxonomia (classificação dos itens e códigos), estrutura e manual PDM, processos. Veja mais abaixo.
- Manual PDM: compreende as regras que guiam o cadastramento dos materiais. Esse documento esclarece os termos utilizados, permite a igualdade de conhecimento entre os participantes e pauta todos os pontos importantes da catalogação, como concentração do cadastramento, alcance, agrupamentos, aprovação, redução dos estoques, processos de controle e auditoria. Determina ainda as palavras a serem empregadas na descrição e sua redação, limite das descrições, uso de abreviações e separadores, caracteres proibidos e conta com um processo de validação.
- Estrutura: consiste em uma listagem de características técnicas, estas obrigatórias e complementares, imprescindíveis na realização da descrição de SKUs ou grupo de SKUs. Quando definida a estrutura PDM, são denominados os campos solicitados e, quando necessário, inclusão de regras de aprovação dos dados nestes campos.
- Taxonomia: para começar, se faz necessário montar uma “árvore PDM” para auxiliar na classificação de todos os materiais existentes na empresa. Essa árvore resulta do conjunto de SKU fundamentado em critérios de semelhança e características técnicas mais proeminentes. Os padrões de classificação mais conhecidos e utilizados são:
- Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification): considera os itens dentro das secções e segue uma categoria de importância conforme a especificação dos materiais.
- Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): consiste no “Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias” e visa facilitar as transações entre os membros efetivos: Brasil, Argentina, Paraguai, Uruguai e Venezuela, constituindo tarifas comuns. Em nosso país, a NCM está combinada com a tabela de incidência do IPI.
- Processos: normatizam os procedimentos de inclusão, alteração e exclusão de registros no cadastro. Atinge ainda procedimentos de manutenção das estruturas PDM e requisição do cadastro de novos itens, eliminando redundâncias.
Conclusão
Muitas empresas ainda não atentaram para a importância da correta catalogação de materiais e que a solução determinante para abolir confusões e trocas de produtos é a implementação do Padrão Descritivo de Materiais.
A utilização do sistema PDM, no que se refere ao transporte de cargas, agiliza na localização das caixas através de uma descrição padrão e completa dos produtos nas etiquetas das embalagens, diminuindo drasticamente o risco de extravios e atrasos.
É preciso considerar o PDM como uma melhora na rapidez nos processos de compras e facilitador da execução das exigências do Fisco. Assim, toda a cadeia logística se torna mais eficiente.
CCA Team
